Listă de întrebări frecvente privind proiectele finanţate prin POSDRU 2007- 2013 din Fondul Social European, gestionate de OIR POSDRU Bucureşti Ilfov (ianuarie – martie 2015)

1) Avand in vedere faptul ca in instructiunile pe care le avem la dispozitie nu sunt mentionate in mod foarte clar anumite aspect ce tin de termene va rugam sa ne precizati cum interpretam in mod corect urmatoarele:
a) In ce priveste termenul contractual de maxim 3 luni pentru depunerea cererilor de rambursare-cum se calculeaza acesta? Luam in calcul luna calendaristica in totalitate? Ex: Pentru o CR transmisa in ianuarie termenul pentru CR urmatoare este luna aprilie? Sau se tine cont de data exata a CR?
b) Cu privire la cererile de plata cele 3 zile lucratoare pentru transmiterea acesteia cum se calculeaza? Intelegem cele 3 zile incepand din ziua urmatoare emiterii facturii/statelor de plata, respective primirea acestora de la furnizori/parteneri.Cand se transmite CP in asa fel incat sa fie respectat termenul de 3 zile? Intelegem a treia zi lucratoare, calculate conforme celor de mai sus
Răspuns:
a) Cererile de rambursare se vor depune la intervale de maximum 3(trei) luni de la data depunerii ultimei cereri de rambursare intermediare.
b) Conform Instructiunii 82/29.11.2013 privind implementarea mecanismului decontarii cererilor de plata, art.6, in termen de 3 zile lucratoare de la primirea facturilor(pentru livrarea bunurilor/prestarea serviciilor/executia lucrarilor receptionate) acceptate la plata de catre beneficiar, a facturilor de avans in conformitate cu clauzele prevazute in contractele de achizitii publice aferente proiectelor implementate, acceptate la plata de catre beneficiar, precum si de la intocmirea/primirea statelor privind plata salariilor, statelor/centralizatoarelor pentru acordarea burselor, subventiilor si premiilor acceptate la plata de catre beneficiar, acesta depune la AM/OI POSDRU, Cererea de plata(Anexa 1) si documentele justificative aferente acesteia.

2) In cadrul cererii de finantare -sectiunile Management, dar si bugetul detaliat au fost prevazute o serie de pozitii de expert pe termen scurt pentru fiecare din partenerii implicati in proiect. Exemplu: Expert termen scurt- elaborare manual lucru si procedure parteneriat-A1.2-P3-10 zile in decurs de 2 luni de zile (80ore)/contract; Expert termen scurt elaborare instrumente de monitorizare si evaluare proiect-A1.4-P3-15 zile in decurs de 2 luni de zile (120ore/contract); Expert termen scurt-elaborare metodologie-A2.1_-P3-15 zile in decurs de 3 luni de zile (120ore/contract); Expert termen scurt-elaborare manuale-A2.2-P3-30 zile in decurs de 4 luni de zile (240ore/contract)etc. La fiecare din partenerii din proiect exista situatia in care o persoana dispune de expertiza si experienta necesara pentru a ocupa o pozitie de expert pe termen scurt?
Va rugam sa ne precizati daca este necesara notificarea persoanei ca expert pe termen lung,in situatia in care ocupa 2 sau chiar mai multe pozitii de expert pe termen scurt cu contract individual de munca pentru fiecare pozitie.Daca analizam durata fiecarui contract de munca este mai mica de 6 luni, in schimb daca cumulam durata celor 2 sau mai multe contracte pentru aceiasi persoana ca Expert pe termen scurt depaseste 6 luni consecutive.
Răspuns:
Experţii responsabili pentru realizarea activităţilor în cadrul proiectului pot fi:
– experţi pe termen lung (responsabili pentru realizarea unei/unor activităţi în cadrul
proiectului pentru o perioadă de minim 6 luni consecutive) sau
– experţi pe termen scurt (responsabili pentru realizarea unei/unor activităţi în
cadrul proiectului pentru o periodă de maxim 6 luni consecutive).
Prin excepţie de la prevederile mai sus menţionate, un expert pe termen scurt nu poate fi reangajat în cadrul proiectului, la expirarea perioadei inițiale, tot pe o poziție de expert pe termen scurt, indiferent dacă reangajarea presupune aceleasi responsabilitati sau responsabilități diferite. O persoană care a fost angajată ca expert pe termen scurt poate fi reangajată în cadrul proiectului cu condiția notificării ca expert pe termen lung, cu excepţia membrilor nominalizaţi în comisiile de examinare în conformitate cu prevederile legislative aplicabile.

3) Conform art 3.2 din Instructiunea nr.99/16.09.2014, in cadrul capitolului bugetar”Cheltuieli indirecte/cheltuieli generale de administratie ale proiectului”, beneficiarul poate sa modifice orice linie bugetara/sublinie bugetara(articol de cheltuiala) prin: eliminare de sublinii bugetare existente;transfer de sume intre sublinii si/sau linii bugetare;introducere de noi sublinii bugetare, in conditiile incadrarii in valoarea totala aprobata pentru acest capitol.
Va rugam sa confirmati intelegerea noastra privind modul de interpretare a acestui articol, in sensul ca, desi in cadrul acestui capitol bugetar exista si cheltuieli cu salariile personalului administrative, majorarea acestor cheltuieli(ex: salariul secretarei), in limita valorii totale aprobata pentru acest capitol, nu presupune incheierea unui act additional sau depunerea unei modificari?
Răspuns:
Referitor la solicitarea dumneavoastră vă informăm că beneficiarul poate sa modifice orice linie bugetară/sublinie bugetară, conform Instrucţiunii 99/16.09.2014 articolul 3 alineatul 2, ȋn condiţiile ȋncadrării ȋn valoarea totală aprobată a acestui capitol bugetar.
De asemenea conform Ghidului Solicitantului – Condiţii Generale 2013, paginile 21-24 este necesară respectarea plafoanelor maxime de referinţă ale cheltuielilor cu personalul.

4) Considerati ca achizitia de servicii de formare profesionala se poate derula in minim 2 etape cu respectarea procedurii de achizitie corespunzatoare valorii totale a serviciilor, dupa cum urmeaza:

a) Achizitie de servicii de formare profesionala – etapa 1 – pentru xx loturi – prin aplicarea procedurii simplificate – lansata si derulata in ianuarie 2015 pentru beneficiarii selectati pana la aceasta data in grupul tinta?
b) Achizitie de serviicii de formare profesionala – etapa 2 – pentru xx loturi – prin aplicarea procedurii simplificate – lansata si derulata in martie 2015 pentru beneficiarii selectati pana la aceasta data in grupul tinta?
Răspuns:
Conform Ordinului Ministerului Fondurilor Europene 1120/2013 si a Contractului de finantare POSDRU/165/6.2/S/142679, achizitia de servicii de formare profesionala se poate derula in minim 2 etape cu respectarea prevederilor legale.
Dacă valoarea estimată a achiziţiei, fără TVA, depăşeşte pragurile valorice prevăzute de art. 19 din O.U.G. nr. 34/2006, atunci beneficiarii privaţi aplică procedura simplificată prevăzută la cap. VII din Ordinul nr. 1.120/2013 privind aprobarea Procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privaţi în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale, obiectivul “Convergenţă”, precum şi în cadrul proiectelor finanţate prin mecanismele financiare SEE şi norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări, respectiv: în cazul contractelor de servicii beneficiarii privaţi aplică procedura simplificată dacă nu îndeplinesc cumulativ condiţiile prevăzute la art. 9 lit. c) şi c^1) din O.U.G. nr. 34/2006.
Este interzisă divizarea unui contract în mai multe contracte de valoare mai mică, cu acelaşi obiect, în vederea încadrării sub pragurile stipulate de prevederile O.U.G. nr. 34/2006.

5) Doresc sa va adresez o intrebare in legatura cu modalitatea de plata a unui formator care este si functionar public. Poate fi platit conform tarifelor din Ghidul solicitantului si prevederilor noastre din buget sau exista o alta modalitate de salarizare?
Răspuns:
Modalitatea de salarizare este conformă cu Ghidul Solicitantului şi cu prevederile dumneavoastră din buget.Cumulul de funcții este posibil cu o condiție şi anume ca funcțiile respective să fie prevăzute în contractul de finanţare şi expertul să îndeplinească toate condiţiile de calificare şi experienţă necesare, fără suprapunerea timpului de desfăşurare a acestor activităţi şi fără depăşirea timpului maxim de lucru prevăzut şi permis şi fără a încălca principiul separării atribuţiilor (spre exemplu, aceeaşi persoană să ȋntocmească un raport, să aprobe şi să efectueze o plată).

6) Am rugamintea la dumneavoastra sa ne informati cu privire la prevederile cuprinse in Instructiunea 102 si 102 bis.Considerati ca este necesara aplicarea pe documentele proiectului a doua stampile distincte, care sa aiba mentiunile astfel:
a) “Solicitat rambursare FSE – POSDRU/Call/DMI/…/Id proiect in suma de…” si separat
b) “Solicitat rambursare FSE – POSDRU Id proiect”?
Răspuns:
Conform Instrucțiunii 102 bis , art. 1, „Art 1-Art 2 din Instrucțiunea AMPOSDRU nr.102 se modifică şi va avea următorul conținut:Toate documentele support justificative aferente activităților derulate ȋn cadrul Proiectului vor purta sintagma „Solicit rambursare FSE-POSDRU Id proiect ” DOAR pe prima sau ultima pagină a fiecărui document justificativ”.

7) Va rugam sa ne precizati care este forma corecta de pastrare a documentelor originale intocmite pentru participantii la grupul tinta identificat, consiliat si instruit in cadrul implementarii activitatilor desfasurate de catre totii partenerii.Intrucat exista diferenta de opinii intre Solicitant si Partenerul 1 cu privire la pastrarea documentelor, va rugam sa ne precizati daca dosarul persoanelor identificate ca facand parte din grupul tinta trebuie sa fie pastrate la Solicitant sau nu?
Aceeasi intrebare si pentru documentele care rezulta in urma procesului de consiliere si formare?
Răspuns:
Conform Contractului de finanţare art. 6 Drepturile şi obligaţiile părţilor, litera A. Drepturile şi obligaţiile Beneficiarului, alineatul 14, beneficiarul are obligaţia de a păstra toate documentele originale (şi în copie conform cu originalul documentele partenerilor), inclusiv documentele contabile, privind activităţile şi cheltuielile eligibile în vederea asigurării unei piste de audit adecvate, în conformitate cu regulamentele comunitare şi naţionale. Toate documentele vor fi păstrate 3 (trei) ani de la închiderea oficială a POSDRU 2007-2013.

8) Va rugam sa ne sprijiniti in clarificarea urmatoarelor aspecte:
Putem sa platim subventia persoanei imputernicite?
Daca da, care sunt documentele necesare pe care aceasta trebuie sa le depuna in vederea solicitarii platii subventiei?
Răspuns:
Va informam ca se poate plăti subvenţia persoanei ȋmputernicite , cu condiţia să se depună ca documente justificative procura notarială şi copii după carţile de identitate pentru persoana ȋncadrată ȋn grupul ţintă şi pentru persoana ȋmputernicită.

9) Un ONG organizat ca asociatie, in cadrul desfasurarii unui proiect finantat prin POSDRU , poate contracta managerul de proiect (persoana fizica) in baza unui contract de management sau, din contra, este obligatorie incheierea unui contract individual de munca.
Răspuns:
Conform Ghidului Solicitantului Condiții Generale, managerul de proiect trebuie să îndeplinească următoarele cerinţe minime:
– calificări şi abilităţi: studii superioare finalizate şi competenţe specifice managementului de proiect dobandite în urma unor cursuri/studii de specialitate şi/sau să demonstreze experienţa în management de proiect prin documente relevante (recomandari, adeverinte, contracte);
– experienţă profesională generală: min. 5 ani experienţă profesională generală;
– experienţă profesională specifică: min. 3 ani experienţă profesională specifică în domeniul gestionarii şi/sau implementarii unui proiect.
Managerul de proiect va fi angajat pe bază de contract de muncă/raport de serviciu sau externalizat pe baza unui contract de prestări servicii (subcontractare).Cheltuielile cu managerul de proiect se fundamentează în bugetul estimat al proiectului la capitolul bugetar „Resurse umane” sau la capitolul bugetar „Alte tipuri de costuri” dacă este externalizat(subcontractat).

10) Care este documentul care atesta(pentru OIR POSDRU) calitatea de angajat pe durata nedeterminata in situatia in care contractul individual de munca este confidential, neputand fi pus la dispozitia tertilor (de exemplu, aceasta practica este specifica institutiilor bancare)?
Răspuns:
Va informam ca adeverinţa de la angajator şi contractul individual de muncă, pot fi considerate documente justificative din care să reiasă calitatea de angajat pe perioadă nedeterminată.